Pak je lastigste werk of klus het eerste aan

(Dit artikel over het boek van Brian Tracy is wat langer dan gebruikelijk. Mijn suggestie is dat je even de tijd neemt om dit artikel in zijn geheel te lezen.)

Pas heb ik nog een fijn boek gelezen van Brian Tracy: “Eat that Frog”. Ofwel vrij vertaald naar mijn collega Niels Gouman: “Een kikker voor je ontbijt”. Wat Tracy voorstaat is, dat je jouw belangrijkste en meest uitdagende taak meteen ’s morgens aanpakt. Het idee erachter is als hoe je een olifant opeet: hapje voor hapje. Je eet de lelijkste kikker het eerste op, gevolgd door de volgende en dan de volgende, totdat je alle kikkers hebt opgegeten.

Het concept is, dat je de regie neemt over wat je doet en dat je de belangrijke taken verkiest boven de minder belangrijke. Dit is één van de meest effectieve methodes om je uitstelgedrag aan te pakken.

Het boek is geschreven rondom een aantal principes:

De 21 Principes van “Eat that Frog!”

  1. Dek de tafel: Bepaal wat je wilt bereiken. Zorg dat je jouw doelen helder hebt, dus niet vaag en zonder uitdaging. Schrijf je doelen op. Goed uitgeschreven doelstellingen zorgen ervoor dat je in actie komt en voorkomen uitstelgedrag. Helder uitgeschreven doelen helpen je tot 5 keer effectiever te worden in het bereiken van je doelen.
  2. Plan elke dag van te voren: Maak een of meerdere actielijsten. Breek complexe taken op in meerdere deeltaken, zodat je overzicht krijgt. Hoe beter je plant, des te minder heb je last van uitstelgedrag. Maak je dagplanning een onderdeel van een weekplanning. Aan het einde van de week kun je dan een nieuwe weekplanning maken en de dagen in de nieuwe week vast van te voren inplannen.
  3. Pas de 80/20 regel toe: Deze regel (Pareto principe) stelt dat 20% van je inspanning verantwoordelijk is voor 80% van je resultaten. De activiteiten die jou het meeste opleveren door deze regel toe te passen, zijn de “kikkers” die je moet eten. Zorg er dus voor dat je jouw tijd niet verdoet met het doen van de kleine klusjes. De tijd die je steekt in het doen van een niet zo belangrijke taak is net zoveel als de tijd die je steekt in een belangrijke taak.
  4. Overweeg de consequenties: Als je de consequenties zorgvuldig afweegt, is het niet zo lastig om de belangrijke van de niet-belangrijke taken te onderscheiden. Elke belangrijke taak heeft op de langere termijn positieve resultaten. Kijk een paar jaar in de toekomst en bekijk de impact van jouw keuzes.
  5. Gebruik de ABCDE methode: De ABCDE methode is een methode om prioriteiten in jouw werk aan te brengen. In feite bepaal je hiermee welke “kikker” je het eerste op gaat eten. Een “A” is iets wat je echt moet doen omdat het anders ernstige consequenties heeft, je “kikker”. Een “B” is iets wat je moet doen, wat minder zware consequenties heeft als je die taak laat liggen. Een “C” is leuk als je er aan toekomt, maar heeft verder geen consequenties. Een “D” is iets wat je eigenlijk door een ander zou moeten laten doen. Alle “E”’s kun je van je lijst schrappen, want die maken geen enkel verschil.
  6. Focus op het resultaat: Beschrijf de “kikker” in de gewenste resultaten Bekijk ook jouw verantwoordelijkheden in elk van die resultaten. Uitstelgedrag wortelt vaak in jouw eigen functioneren: Hoe goed ben jij om deze resultaten te realiseren? Als je ergens niet zo goed in bent, volgt meestal uitstelgedrag.
  7. Respecteer de wet van de Geforceerde Efficientie: “Er is nooit genoeg tijd om te doen wat je moet doen”. Als je in uitstelgedrag vervalt, zorg je er zelf voor dat je in de stress schiet, zeker als je tegen een deadline aan zit. De meeste mensen werken al boven hun capaciteit (110-130%). Daarom moet je dus de belangrijkste taken het eerste aanpakken.
  8. Bereid je goed voor: Zorg ervoor dat je goed voorbereid bent en dat je alles klaar hebt liggen wat je nodig hebt. En dat houdt dus ook in dat je alles weghaalt wat je niet nodig hebt en wat je potentieel kan afleiden.
  9. Doe je huiswerk: Zorg dat je nieuwe dingen, die je nodig hebt, goed onder de knie krijgt. Dus leer wat je nodig hebt, ontwikkel jezelf. Dit is absoluut nodig om succesvol te wezen. Daarnaast heeft leren en ontwikkelen een positieve invloed op de tijd die je nodig hebt om je werk te doen.
  10. Benut je talenten: Ben je ergens goed in, gebruik dat talent dan zoveel mogelijk in je dagelijkse werk. Kijk ook naar waar je het meeste plezier in hebt en waar jij in het verleden het meest succesvol mee geweest bent. Focus op je positieve energie en eigenschappen.
  11. Ken je beperkingen: Jouw eigen beperkingen bepalen hoe snel en sucesvol je een taak kunt afronden. Vraag jezelf af wat bepaalt waarom je een bepaalde taak uitstelt, wat het is dat je ervan weerhoudt om de taak aan te pakken.
  12. Doe het stap voor stap: Tracy gebruikt het voorbeeld van de Fransen in de Sahara. Die plaatsten een leeg olievat om de 5 kilometer. Vanaf het ene vat kon je het andere al zien. Het idee is dat je zover gaat als je kunt zien en dan bepaalt hoe je verder gaat. Olievat voor olievat.
  13. Zet jezelf onder druk: Neem jezelf bij de hand en ga ervoor. Niemand komt je redden. Zorg dat je geen leiding en sturing nodig hebt, maar dat je zelfstandig kunt werken.
  14. Zet je persoonlijke kracht in: Jouw fysieke, mentale en emotionele energie bepalen je persoonlijk functioneren en je productiviteit. Zorg er dus voor dat die alledrie aandacht krijgen. Ga bewegen, neem je rust, eet goed en zorg dat je lekker in je vel zit. Wanneer je uitgerust bent en al je energieniveaus zijn maximnaal, dan krijg je veel meer voor elkaar. Gebruik de momenten van de meeste energie voor het aanpakken van je “kikkers”.
  15. Motiveer jezelf en ga tot actie over: Praat tegen jezelf in positieve bewoordingen. Als je jezelf kunt bemoedigen kom je tot veel betere prestaties en resultaten. Optimisten krijgen veel meer voor elkaar dan mensen die zichzelf voortdurend negatief toespreken. Bekijk elke situatie om het goede er in terug te vinden, leer lessen uit de tegenvallers en wat niet goed gaat, bekijk elk probleem of er een oplossing voor te bedenken is.
  16. Gebruik creatief uitstelgedrag: Stel de minder belangrijke klusjes of klussen uit. Geniet van het feit dat je die zelf mag uitkiezen. Het is eigenlijk een kwestie van prioriteiten stellen. Zeg nee tegen de dingen die weinig opleveren tegenover de tijd en de energie die je erin moet steken. Vermijd je natuurlijke neiging om juist de lastige en uitdagende klussen uit te stellen.
  17. Pak de lastigste klus het eerste aan: Dit is het moeilijkste principe want hier gaat het om het “eten van je kikker voor ontbijt”. Tracy hanteert 7 stappen om te bepalen welke klus “kikker” je het eerste aan moet pakken. De 7 stappen zijn in grote lijnen gebaseerd op de in dit artikel beschreven principes. Hij stelt dat je productiviteit binnen een maand verdubbelt en dat je je uitstelgedrag de baas wordt.
  18. Knip je taak in kleine stukjes: Dit is de beroemde “salami” taktiek. Elke plakje is een apart af te werken onderdeel van de klus. Het afwerken van een klein onderdeel van een klus is natuurlijk altijd makkelijker. Bovendien geeft het een voldaan gevoel als je een onderdeel van een klus als “klaar” kan afvinken.
  19. Reserveer blokken tijd: Rooster voldoende tijd in om grote klussen aan te pakken. Reserveer die blokken tijd in je agenda, zodat je niet door andere zaken afgeleid hoeft te worden. Zet je telefoon uit en gebruik de Pomodoro techniek om je aandacht op je werk te houden.
  20. Wees gefocust op Actie: Ga voortvarend aan de gang met je klus en zorg ervoor dat je deze snel afwerkt. Neem even een moment om de klus te plannen, je gedachten erover te laten gaan en pak dan door op de klus. Je gebruikt dan minder energie om op gang te blijven dan de energie die het kost om met de klus te beginnen. Wanneer je afgeleid wordt, dan ga zo snel mogelijk terug naar de klus om door te werken.
  21. Concentreer op je “kikker” tot je klaar bent: Elk resultaat komt tot stand door hard en geconcentreerd te werken. Door te focussen en geconcentreerd te werken kun je de tijd die een klus je kost met wel de helft terugbrengen. Stoppen, hoe kort ook, verstoort de concentratie en het kost je veel kostbare minuten om weer in de focus en concentratie te komen die voor de onderhanden klus het meest productief is.

Uitstelgedrag

De bovenstaande 21 principes zijn alles wat je nodig hebt om je uitstelgedrag een flinke knauw te geven. Uitstelgedrag is niet iets waar je mee moet leven, maar waar wel degelijk wat aan te doen is. Als je meent dat je daar hulp bij kan gebruiken, dan is coaching op uitstelgedrag misschien wat voor jou. Kijk op Coachen op Uitstelgedrag als je daar meer over wilt weten (klik op de link).


Wil je reageren of heb je een vraag? Hoe pak jij je uitstelgedrag aan? Heb je een ander inspirerend boek over uitstelgedrag gelezen waar jij veel aan gehad hebt? Laat je reactie dan hieronder achter.

Wil jij als eerste mijn artikelen in je mailbox?
Schrijf je dan hier in voor mijn columns!

Ik heb net zo'n hekel aan SPAM als jij. Je e-mail adres is bij mij veilig. Je kunt je op elk moment uitschrijven!