Filter onbelangrijke e-mail weg!

Ben je al lekker aan de gang geweest met je Postvak In? Vandaag gaan we verder met alweer de vierde uitdaging van de Inbox Zero Challenge: als lezers van mijn blog kun je meedoen met de Inbox Zero challenge van Asian Efficiency!

De originele blogpost (4e artikel uit de reeks) van Asian Efficiency kun je hier vinden: http://www.asianefficiency.com/email-management/inbox-zero-challenge-4/

Let wel: de credit voor deze serie artikelen is volledig voor rekening van Asian Efficiency. Klik op de link als je meer over hen wilt weten.

Dit is de vierde uitdaging (vrij vertaald uit bovenstaand artikel):

Uitdaging 4:

Maak een filter om al die onbelangrijke mail te verwijderen!

OP dit moment ben je al goed op weg om een echte tijd-minja te worden die grip heeft op zijn Postvak In. Vandaag gaan we een stap verder en ga ik je leren hoe je de hoeveelheid mail die uiteindelijk jouw Postvak In bereikt drastisch te reduceren. Dat gaan we doen door een filter in te stellen dat alle niet gewenste e-mail verwijdert voordat die in je Inbox terecht komt.

In Outlook heet dat ”regels” in Gmail zijn dat ”filters’ en in Mac mail maak je een ”Smart Mailbox”. Het idee achter deze tip is dat je het verwijderen van die mails ”automatiseert” door aan te geven aan wat vo criteria een mail moet voldoen om automatisch verwijderd te mogen worden.

Outlook regels maken: https://support.office.com/nl-nl/article/E-mailberichten-beheren-met-behulp-van-regels-50307363-0e79-4f6a-95c0-04b922a2ff13#

Gmail filters maken: http://www.websonic.nl/pctips/gmail/gmail_filtersinstellen.php

Apple mail smart mailboxes maken: http://www.icreatemagazine.nl/workshop/mail-ordenen-op-mac-slimme-postbus/

Je kan dit zo gek maken als je wilt, maar met een paar simpele ingrepen kun je een hoop e-mail uit je Postvak In houden. Erzijn tools die dit voor je kunnen doen. Één daarvan is de (betaalde) Sanebox service. JE kunt Sandbox ”trainen” om bepaalde e-mails voor je in aparte mapjes te zetten. IK heb dit ze;lf een paar jaar geleden eens geprobeerd met twijfelachtig resultaat. IK weet dat indertijd aan het feit dat ik dacht dat Sandbox niet zo goed met andere talen als het Engels kon omgaan. Wellicht heeft 1 van jullie betere ervaringen. IK hoor dat graag in de commentaren op dit artikel. Je kunt 20USD korting krijgen op je 1e jaar Sanebox als je deze speciale link gebruikt om je te abonneren.

Leermoment:

Maak een paar simpele regels aan in je mailprogramma. Dit kan vooverschillende programma’s iets verschillen. Hierboven staan links naar instructies voor Outlook, Gmail en Apple Mail. Over het algemeen is het niet ingewikkeld. Als je er niet uitkomt mag je mij altijd mailen en ik help je op weg.


Ben je geprikkeld door dit artikel en de bijbehorende uitdaging? Wil je meer weten over effectiever en efficiënter werken? Wil je jouw time management op een hoger niveau brengen? Of groeit de e-mail je nog steeds boven het hoofd? Mail mij dan op info@dagaz-coaching.nl of bel mij op 06 – 5159 9882.

Let op je mail! Morgen krijg je de volgende mail in deze uitdaging!

Dit is de link naar het vorige artikel uit deze serie: http://www.dagaz-coaching.nl/e-mail-uitdaging-dag-3-weg-irritante-e-mail-nieuwsbrieven/

Wil jij als eerste mijn artikelen in je mailbox?
Schrijf je dan hier in voor mijn columns!

Ik heb net zo'n hekel aan SPAM als jij. Je e-mail adres is bij mij veilig. Je kunt je op elk moment uitschrijven!