Urgent en/of belangrijk: waar leg je de prioriteit?

De Eisenhower matrix staat bekend als een tool waarmee je de prioriteit kan leggen in je werk. Als je daar moeite mee hebt, is dat niet altijd slecht. Dat komt omdat je teveel opties hebt om uit te kiezen. Het is dus de kunst om die opties terug te brengen naar een behapbaar aantal.

Hoe kun je dat doen?

Wees om te beginnen eerlijk tegen jezelf: Wat zijn jouw gewoontes? Wat zijn je sterke kanten? Wat zijn je zwakke kanten? Zit ingesleten gedrag je in de weg? Hoe beter je weet hoe jij omgaat met je productiviteit, hoe beter je op weg kan gaan naar een productiever leven en welke obstakels je uit de weg moet ruimen om daar te komen.

Wanneer je dit zelfonderzoek afgesloten hebt, wordt het tijd om een en ander onder ogen te zien en vast te stellen wat er allemaal moet gebeuren om dat productievere leven ook werkelijk te realiseren.

De Eisenhower Matrix (ook bekend van Stephen Covey) breekt de prioriteit van je taken op in 4 kwadranten:

  1. Urgent en Belangrijk (doe eerst)
  2. Niet Urgent en Belangrijk (plannen)
  3. Urgent en Niet Belangrijk (delegeren)
  4. Niet Urgent en Niet Belangrijk (niet doen)

Wellicht ben je bekend met deze matrix en weet je hoe hij bedoeld is om gebruikt te worden. Tenslotte wordt deze manier van prioriteit aan brengen in je werk al vele jaren in talloze time management cursussen aan mensen bijgebracht. Toch is er een probleem met de term ”Belangrijk” en het is niet wat je denkt…

Het probleem met de term ”Belangrijk” is dat die te pas en te pas gebruikt wordt met weinig respect voor de werkelijke betekenis. Hierdoor zijn dingen vaak belangrijk gewoon omdat ze gedaan moeten worden. Er wordt geen aandacht gegeven aan de diepere betekenislaag: Hoe past deze taak, klus of actie in het grotere geheel? Wat is de zin van deze taak? Wat is het belang voor het uiteindelijke resultaat?

Zo ook met de term ”Urgent”: Alles wat als Urgent aangeduid wordt, wordt bekrachtigd als zijnde iets dat meteen gedaan moet worden en geen uitstel duldt. Wanneer het woord ”urgent” gebruikt wordt, krijgt het meteen de lading van ”onmiddellijk”.

Een betere term is misschien ”cruciaal”. Deze term heeft een heel andere lading. De definitie van cruciaal is ”van groot belang”. Andere betekenissen zijn ”beslissend” of ”essentieel”, bijvoorbeeld in de context van succes of mislukking (van bijvoorbeeld een onderhandeling). Deze betekenissen bekrachtigen de term ”cruciaal” nog meer. Wanneer je iets duidt als ”cruciaal”, dan weet je dat het superbelangrijk is. Wanneer je iets alleen duidt als belangrijk, dan kan dat meerdere betekenissen hebben.

Helder krijgen wat ”cruciaal” is, is de meest essentiële stap die je kan zetten om jouw productiviteit te verhogen en om de balans te vinden tussen je werk en privé. Die stap zetten is het spreekwoordelijke zetje wat je nodig hebt, de eerste stap naar waar je naar toe moet en waar je hoort te wezen. Een bewuste keuze voor de term ”cruciaal” betekent dat je voorbijgaat aan de term ”belangrijk” en dat je kiest voor een nieuwe vorm van prioriteiten leggen in je werk en je leven.

De sleutel tot het bepalen van de koers van jouw leven is dat je eerst bepaalt wat urgent en belangrijk is en vervolgens binnen wat belangrijk is kijkt wat er cruciaal is. Alle keuzes die je maakt zijn ondergeschikt aan wat cruciaal is voor jou om een mooi en gelukkig leven te leiden. Zo moet je eigenlijk het aantal urgente zaken minimaliseren omdat die je alleen maar bezighouden en afhouden van die zaken die cruciaal zijn voor het bereiken van de doelen in je leven.

Oefening: Maak jouw ”Cruciaal” vierkant

De volgende oefening gaat over het bepalen van jouw ”Cruciaal” vierkant. Door dit vierkant toe te voegen aan de Eisenhower matrix verleg je de focus naar wat cruciaal voor jou is in plaats van wat niet van belang is. Door het vierkant in het midden van het kwadrant te tekenen kun je van binnen naar buiten werken. Van cruciaal naar (niet) belangrijk en/of (niet) urgent. Je werkt vanuit het midden naar buiten, onderwijl keuzes makend over wat je werkelijk wilt bereiken en zichtbaar te maken wat er moet gebeuren om die doelen te realiseren. het cruciale vierkant voedt zich met de omliggende kwadranten en de omliggende kwadranten worden op hun beurt gevoed vanuit het cruciaal vierkant.

Voor de oefening gebruik je de afbeelding hieronder. (je kunt ook een pdf van deze afbeelding downloaden door op deze link te klikken). Breng al jouw prioriteiten in kaart door in het midden te beginnen en van daaruit de andere kwadranten in te vullen. Werk daarna nog een keer van buiten naar binnen om te kijken of je iets over het hoofd gezien hebt.

Cruciale Vierkant

Heb je moeite met het plannen van je dag? Is de dag doorkomen voor jou een uitdaging? Of wordt je door iets anders gehinderd om productief te zijn in je dagelijkse werk? Ik kan je leren om beter te plannen en om je beter te focussen op je werk. Heb je belangstelling voor een vrijblijvend oriënterend gesprek? Bel dan met 06 – 5159 9882 of mail naar info@dagaz-coaching.nl.


Wil je reageren op dit artikel of heb je een andere methode voor het plannen van je dag? En wil je die met mijn lezers delen? Laat je reactie dan hieronder achter!

Wil jij als eerste mijn artikelen in je mailbox?
Schrijf je dan hier in voor mijn columns!

Ik heb net zo'n hekel aan SPAM als jij. Je e-mail adres is bij mij veilig. Je kunt je op elk moment uitschrijven!